Сценариев, когда выручит функция автоответа в Outlook, по пальцам не пересчитать и отпуск далеко не единственный повод. Фразы «Прочитано», «Принято к исполнению» или «Спасибо за ваше объемное письмо, мы постараемся учесть Ваши предложения», больше не будет отнимать рабочее время, при этом уровень вежливости, заинтересованности и вовлеченности не понизится. Оставайтесь в рамках хорошего тона, информируя собеседника о формате общения и сроках ответа.
Самый простой способ перед отпуском настроить Outlook на автоответ
Один из вариантов автоматизировать Outlook – применить встроенный профильный инструмент «Автоматические ответы». Этот метод не требует доступа к каким-либо специализированным настройкам и работает во всех текущих версиях Outlook. Стоит, однако, учитывать, что метод подходит исключительно для тех, кто располагает аккаунтом на сервере Microsoft Exchange.
Вот схема, применимая в таком случае:
- Откройте приложение Outlook и откройте меню «Файл». Это самый крайний слева заголовок в строке Главного меню.
- Кнопка и пункт «Автоответы» находятся во вкладке «Сведения», открывающейся по умолчанию.
- Нажмите соответствующую кнопку и в появившемся окне активируйте секцию «Отправлять автоответы».
- Чтобы установить расписание автоматических ответов, отметьте чекбокс ниже галочкой и укажите период, в течение которого будет работать этот режим. Если оставить поля пустыми, автоответчик стартует немедленно. Отправка шаблонных сообщений останется активной пока пользователь вручную не деактивирует функцию.
- Наберите желаемое содержимое письма. В тексте уместнее указать, когда заканчивается отпуск или обозначить какое время сотрудника нельзя будет найти на рабочем месте. Также может оказаться полезным оставить контактные данные альтернативного специалиста, с которым установить связь в ситуации крайней необходимости.
- Нажав на кнопку «Правила», пользователь может установить различные параметры.
- Например, выбрать отправителя и адресата, задать какие действия будут выполнены дополнительно.
- Сохраняйте вносимые изменения с помощью кнопок «ОК» в главном и дополнительных диалоговых окнах.
С этого момента, в течение выбранного временного отрезка, входящая корреспонденция будет инициировать автоматический ответ, состоящий из заранее составленного сообщения и, возможно, другой полезной информации.
При использовании Outlook как в личных, так и в деловых целях, рекомендуется создавать отдельные сообщения даже персонально для конкретного адресата. Всегда можно персонализировать переписку, сделав акцент на неформальное общение для сослуживцев или сместиться в сторону официального стиля, если это клиенты или представители коллективов партнерских предприятий.
Возможно, это будет полезным: Где теперь почта Яндекса?
Как в Outlook настроить правила для автоответа, не используя Exchange
Те пользователи, кто нуждается в настройке автоответчика Outlook для собственных нужд или в небольшой компании и не располагает таким продуктом как Exchange, можно установить правило работы с письмами ответами. Это несколько сложнее, хотя по-прежнему не требует умения программировать или уметь в системное администрирование. Точные инструкции определяет версия Office, которая установлена у пользователя. Поэтому приведенная схема может незначительно отличаться, но базовый принцип понять нетрудно.
- Откройте почтовый клиент Outlook, напишите письмо-ответ и сохраните в виде шаблона. Для этого выберите «Сохранить как…» и в поле «Тип файла» из ниспадающего списка выберите «Шаблон Outlook».
- Перейдите во вкладку «Главное» и в секции «Переместить» нажмите кнопку «Правила». Затем необходимо активировать опцию «Управление правилами и оповещениями».
- Нажмите заголовок «Новое…», чтобы запустить мастер.
- Из доступных вариантов выберите «Начать с пустого правила» и далее «Применить правило к сообщениям, которые я получил». Нажмите кнопку «Далее».
- Укажите соответствующее условие, если отправка автоответа требуется не для всей входящей корреспонденции. Это позволит отметить конкретные группы отправителей, которые должны получать уведомления об отсутствии.
- Когда подобных действий не требуется, просто перейдите к следующему этапу настройки. Outlook уведомит, что никаких условий не указано. Достаточно ответить утвердительно.
- В действиях с сообщением выберите опцию «Ответить, используя шаблон», отметив галочкой чекбокс в строке, нажмите на ссылку «Указанный шаблон» и в открывшемся окне проводника, нажав кнопку «Обзор», выберите ранее созданный файл шаблона.
- Помимо уже внесенных изменений допускается установить желаемую конфигурацию для уведомления об отсутствии, определять для определенных групп входящих писем собственные шаблоны.
- После завершения необходимых настроек сохраните новое правило, нажав «ОК».
Если необходимо управлять сразу группой аккаунтов электронной почты в Outlook, необходимо поочередно сконфигурировать учетные записи, с которых будут отсылаться автоматические ответы.
Допускается сгенерировать одновременно несколько правил, тогда Outlook сможет отправлять автоматические ответы различным группам отправителей, используя индивидуальные шаблоны. Доступное количество правил заключается в числе групп отправителей, которые планируется разместить.
Это может вас заинтересовать: Как перенести контакты с телефона на компьютер?
Посмотрите видео о том, как, отправляясь в отпуск можно быстро настроить Outlook на автоответ:
