Как настроить автоответ в Outlook на время отпуска

Сценариев, когда выручит функция автоответа в Outlook, по пальцам не пересчитать и отпуск далеко не единственный повод. Фразы «Прочитано», «Принято к исполнению» или «Спасибо за ваше объемное письмо, мы постараемся учесть Ваши предложения», больше не будет отнимать рабочее время, при этом уровень вежливости, заинтересованности и вовлеченности не понизится. Оставайтесь в рамках хорошего тона, информируя собеседника о формате общения и сроках ответа.

Outlook

Самый простой способ перед отпуском настроить Outlook на автоответ

Один из вариантов автоматизировать Outlook – применить встроенный профильный инструмент «Автоматические ответы». Этот метод не требует доступа к каким-либо специализированным настройкам и работает во всех текущих версиях Outlook. Стоит, однако, учитывать, что метод подходит исключительно для тех, кто располагает аккаунтом на сервере Microsoft Exchange.

Вот схема, применимая в таком случае:

  1. Откройте приложение Outlook и откройте меню «Файл». Это самый крайний слева заголовок в строке Главного меню.Меню файл
  2. Кнопка и пункт «Автоответы» находятся во вкладке «Сведения», открывающейся по умолчанию.Раздел Автоматические ответы
  3. Нажмите соответствующую кнопку и в появившемся окне активируйте секцию «Отправлять автоответы».Отправлять автоответы
  4. Чтобы установить расписание автоматических ответов, отметьте чекбокс ниже галочкой и укажите период, в течение которого будет работать этот режим. Если оставить поля пустыми, автоответчик стартует немедленно. Отправка шаблонных сообщений останется активной пока пользователь вручную не деактивирует функцию.Установка начала и завершения работы автоответчика
  5. Наберите желаемое содержимое письма. В тексте уместнее указать, когда заканчивается отпуск или обозначить какое время сотрудника нельзя будет найти на рабочем месте. Также может оказаться полезным оставить контактные данные альтернативного специалиста, с которым установить связь в ситуации крайней необходимости.
  6. Нажав на кнопку «Правила», пользователь может установить различные параметры.Настройка правил
  7. Например, выбрать отправителя и адресата, задать какие действия будут выполнены дополнительно.Изменение правила
  8. Сохраняйте вносимые изменения с помощью кнопок «ОК» в главном и дополнительных диалоговых окнах.

С этого момента, в течение выбранного временного отрезка, входящая корреспонденция будет инициировать автоматический ответ, состоящий из заранее составленного сообщения и, возможно, другой полезной информации.

При использовании Outlook как в личных, так и в деловых целях, рекомендуется создавать отдельные сообщения даже персонально для конкретного адресата. Всегда можно персонализировать переписку, сделав акцент на неформальное общение для сослуживцев или сместиться в сторону официального стиля, если это клиенты или представители коллективов партнерских предприятий.

Возможно, это будет полезным: Где теперь почта Яндекса?

Как в Outlook настроить правила для автоответа, не используя Exchange

Те пользователи, кто нуждается в настройке автоответчика Outlook для собственных нужд или в небольшой компании и не располагает таким продуктом как Exchange, можно установить правило работы с письмами ответами. Это несколько сложнее, хотя по-прежнему не требует умения программировать или уметь в системное администрирование. Точные инструкции определяет версия Office, которая установлена у пользователя. Поэтому приведенная схема может незначительно отличаться, но базовый принцип понять нетрудно.

  1. Откройте почтовый клиент Outlook, напишите письмо-ответ и сохраните в виде шаблона. Для этого выберите «Сохранить как…» и в поле «Тип файла» из ниспадающего списка выберите «Шаблон Outlook».Шаблон
  2. Перейдите во вкладку «Главное» и в секции «Переместить» нажмите кнопку «Правила». Затем необходимо активировать опцию «Управление правилами и оповещениями».Правила
  3. Нажмите заголовок «Новое…», чтобы запустить мастер.Мастер создания правил
  4. Из доступных вариантов выберите «Начать с пустого правила» и далее «Применить правило к сообщениям, которые я получил». Нажмите кнопку «Далее».
  5. Укажите соответствующее условие, если отправка автоответа требуется не для всей входящей корреспонденции. Это позволит отметить конкретные группы отправителей, которые должны получать уведомления об отсутствии.
  6. Когда подобных действий не требуется, просто перейдите к следующему этапу настройки. Outlook уведомит, что никаких условий не указано. Достаточно ответить утвердительно.
  7. В действиях с сообщением выберите опцию «Ответить, используя шаблон», отметив галочкой чекбокс в строке, нажмите на ссылку «Указанный шаблон» и в открывшемся окне проводника, нажав кнопку «Обзор», выберите ранее созданный файл шаблона.
  8. Помимо уже внесенных изменений допускается установить желаемую конфигурацию для уведомления об отсутствии, определять для определенных групп входящих писем собственные шаблоны.
  9. После завершения необходимых настроек сохраните новое правило, нажав «ОК».

Если необходимо управлять сразу группой аккаунтов электронной почты в Outlook, необходимо поочередно сконфигурировать учетные записи, с которых будут отсылаться автоматические ответы.

Допускается сгенерировать одновременно несколько правил, тогда Outlook сможет отправлять автоматические ответы различным группам отправителей, используя индивидуальные шаблоны. Доступное количество правил заключается в числе групп отправителей, которые планируется разместить.

Это может вас заинтересовать: Как перенести контакты с телефона на компьютер?

Добавить комментарий